Asambleas a Distancia en las Sociedades Anónimas.

Desde el advenimiento del boom tecnológico, especialmente en materia de comunicaciones, se ha analizado la viabilidad de realizar asambleas generales de accionistas a distancia, sin embargo, el Registro Mercantil guatemalteco sentó criterio con respecto a que no eran legales las asambleas a distancia en virtud de que el código de comercio era claro en ese sentido, con respecto a la presencia física de los accionistas o bien de delegar en alguien más el ejercicio de sus derechos.

En mi experiencia profesional, me he encontrado muchas veces en situaciones en las cuales los accionistas se encuentran en distintos lugares, algunas veces en distintos países, otras en distintos departamentos e incluso algunos de vacaciones y es en esas situaciones en las que desean un medio rápido para poder llevar a cabo las asambleas o juntas aun estando en diferentes locaciones.

Sin embargo, ahora existe una solución a este problema, puesto que con la entrada en vigor del decreto 18-2017 del Congreso de la República, las comunicaciones a distancia y la celebración de asambleas y juntas virtuales se ha vuelto una realidad, no obstante, deben de cumplirse ciertos requisitos previos para que las mismas tengan validez legal.

El reformado artículo 15 del código de comercio indica que "La participación o toma de decisiones en asambleas, juntas, sesiones administrativas, el envío de convocatorias y cualquier comunicación entre los socios o entre los socios y la sociedad mercantil, podrá realizarse por cualquier método de comunicación a distancia, según lo estipulado en la escritura social. En caso se utilicen tecnologías que permitan la comunicación a distancia, se considerará que el acto ocurrió en el lugar en el que la sociedad tenga su domicilio. Para la validez de cualquier comunicación a distancia, la escritura social podrá determinar la aplicación de los mecanismos previstos en la legislación nacional, o cualquier otra alternativa que permita asegurar la autenticidad e integridad de sus comunicaciones".

Conforme lo que indica la reforma citada, es necesario cumplir los siguientes puntos:

• Lo primero: Que esté en los Estatutos de la sociedad, la legalidad de las reuniones por comunicación simultánea, o sea, que los Estatutos permitan hacer reuniones cómo Asambleas y Juntas, por sistemas cómo Videoconferencias o bien cualquier otro tipo de comunicación a distancia.
• Lo segundo: Que se pueda grabar y guardar la asamblea celebrada a distancia y el día que sea necesario, se pueda reproducir, además de dejar constancia por escrito en el libro de asambleas o de juntas.
• Lo tercero: Qué haya una convocatoria previa a los que tienen derecho a asistir, pues así se les garantiza su derecho a decidir. La misma convocatoria se deberá seguir conforme lo estipulado en el código de comercio, sin embargo, la posibilidad de realizar asambleas totalitarias sigue vigente.
• Y Cuarto: Qué se cumpla con los quórums que para cada reunión establezca el código de comercio o los Estatutos de la sociedad.

Para las sociedades constituidas antes de la entrada en vigor de las reformas analizadas, sus estatutos establecen la presencia física de sus Socios, Accionistas o miembros de Junta Directiva para cualquier clase de Asambleas o Juntas y únicamente posibilitan ejercer representaciones en otras personas físicas en el caso que los accionistas o socios no puedan estar físicamente en la asamblea. Es importante anotar que las actuales sociedades que no tengan facultad para reuniones virtuales lo pueden hacer previa reforma de su escritura constitutiva, es decir, que deberán primero modificar la escritura constitutiva de la sociedad para poder acceder a la posibilidad de realizar juntas y asambleas a distancia.

A manera de conclusión:

• A partir del 1 de febrero de 2018 pueden celebrarse asambleas y juntas a distancia.
• Para poder celebrar las asambleas y juntas a distancia es necesaria la modificación de la escritura constitutiva para que las mismas sean válidas.
• La sociedad, en la modificación, deberá decidir qué sistema de comunicación a distancia que permita asegurar la autenticidad e integridad de sus comunicaciones.
• Realizando los cambios indicados podrá, a partir de que esté formalizado todo el proceso de modificación de los estatutos de la sociedad, viajar tranquilamente cuando lo desee, ya que si necesita estar presente en alguna asamblea o junta de su sociedad, podrá fácilmente hacerlo sin mayor complicación.